Fragt man eine Personalabteilung, wie viele Beschäftigte ihr Intranet erreicht, kommt oft eine Antwort, die gut klingt: „alle mit einem Konto“. Das Problem steckt im zweiten Teil des Satzes. In vielen Unternehmen bekommt ein Firmenkonto, wer im Büro sitzt. Wer in der Produktion, im Lager, im Außendienst oder im Schichtbetrieb arbeitet, hat oft keines. Pensionisten haben ihres am letzten Arbeitstag verloren. Dabei sind genau das die Menschen, die HR und interne Kommunikation mit Vorteilen, Neuigkeiten und Services erreichen wollen.
Dieser Beitrag zeigt, warum Mitarbeiterportale auf Basis des Firmenverzeichnisses so viele Menschen ausschließen und warum appsolut ONE an einer anderen Stelle ansetzt: bei den Daten, die die Personalabteilung ohnehin über alle führt.
Warum das Firmenverzeichnis der falsche Ausgangspunkt ist
Die meisten Intranets und Mitarbeiter-Apps melden Menschen über das Identitätssystem des Unternehmens an. Aus Sicht der IT ist das vernünftig: ein Konto pro Person, zentral verwaltet, abgeschaltet beim Austritt. Nur wurde das Firmenverzeichnis gebaut, um Zugang zu Arbeitswerkzeugen zu geben, und genau so weit reicht es auch.
Nehmen wir die Pannoniqa AG, einen erfundenen Industriebetrieb, den wir für Beispiele verwenden. Von den 2.400 Beschäftigten arbeiten rund 900 im Büro, mit Laptop, Postfach und Konto im Verzeichnis. Die übrigen 1.500 arbeiten in Produktion, Logistik und Instandhaltung. Manche teilen sich ein Terminal, viele haben kein Firmengerät und kaum jemand ein Postfach. Dazu kommen 1.100 Pensionisten, die weiterhin die Werkszeitung bekommen und die Ferienwohnungen nutzen. Ein Portal, das am Verzeichnis hängt, erreicht so etwa ein Viertel der Menschen, die Pannoniqa erreichen will.
In der Praxis sehen wir drei Notlösungen:
- Konten für alle. Lizenzen, Einrichtung und Passwort-Rücksetzungen für 1.500 Menschen, die das Konto zweimal im Jahr brauchen. Das kostet spürbar, und die IT-Sicherheit ist selten begeistert.
- Gemeinsame Zugänge. Ein Passwort am Schwarzen Brett in der Kantine. Niemand weiß, wer das Portal nutzt, und persönliche Angebote sind unmöglich.
- Papier und Listen. Vorteile werden ausgehängt, und jemand in der Personalabteilung prüft die Berechtigung von Hand gegen eine exportierte Tabelle. Das funktioniert, wächst aber nicht mit, und die Tabelle ist am Tag nach dem Export veraltet.
Ein Mitarbeiterportal für alle ist keine dieser Lösungen.
Bei den Personaldaten ansetzen, nicht bei der IT
Ein System kennt alle Beschäftigten, ob mit Laptop oder ohne: das Personalsystem. Es führt für alle auf der Gehaltsliste eine Personalnummer, den Namen, das Geburtsdatum und den Beschäftigungsstatus. Pensionisten und andere Gruppen stehen meist in eigenen Listen, oft gepflegt vom Betriebsrat oder von der Pensionsabteilung.
Genau darauf baut appsolut ONE auf. Im Studio, der Verwaltungsanwendung von appsolut ONE, führt eine Organisation ihre Register: die Listen der Personen, die Mitglied werden können. Pannoniqa hat drei:
- „SAP HR“, ein externes Register. Es bleibt im Personalsystem von Pannoniqa und wird live abgefragt, wenn jemand geprüft werden muss. Niemand kopiert die Gehaltsliste in ein weiteres Werkzeug.
- „Pensionisten“, ein internes Register, das im Studio geführt und per Tabellen-Upload aus der Pensionsabteilung aktualisiert wird.
- „Betriebsrat“, ein zweites internes Register für die Angebote des Betriebsrats.
Jede Person ist durch eine Mitgliedsnummer bestimmt, bei Pannoniqa einfach die Personalnummer. Dieselbe Person hat in jedem Register dieselbe Mitgliedsnummer. Wer früher in der Produktion gearbeitet hat und heute in Pension ist, behält also die Nummer, die er immer hatte.
So wird sich eine Mitarbeiterin aus der Produktion registrieren
Statt ein Konto zugeteilt zu bekommen, werden die Menschen es selbst anlegen, mit Login with appsolut, der einen Anmeldung für alle Websites und Apps einer Organisation. Die Seite des Studios ist fertig; das Pannoniqa Portal und die Pannoniqa App melden die Menschen ab Version 26.1.2 damit an. Für Maria, Maschinenbedienerin bei Pannoniqa ohne Firmen-E-Mail, wird das so aussehen:
- Sie öffnet das Pannoniqa Portal auf ihrem eigenen Handy und registriert sich mit ihrer privaten E-Mail-Adresse. Ein Bestätigungscode belegt, dass die Adresse ihr gehört.
- Im Schritt „Mitgliedschaft bestätigen“ gibt sie ihre Mitgliedsnummer, ihren Namen und ihr Geburtsdatum ein.
- Das Studio prüft diese Angaben gegen die Register. Maria steht als aktive Mitarbeiterin in „SAP HR“ und wird Mitglied.
Mehr ist es nicht. Maria hat dann ein Konto, das sie selbst verwaltet, auf einem Gerät, das sie ohnehin besitzt. Sie braucht weder ein Firmenpostfach noch eine Lizenz, und in der IT muss niemand etwas tun. Wo eine Organisation mehr Sicherheit will als Personalnummer und Geburtsdatum, schickt sie jeder Person zusätzlich einen Prüfcode per Brief, den sie bei der Registrierung einmal eingibt.
Dasselbe Konto wird für jede Website und App gelten, die Pannoniqa mit dem Studio verbindet, etwa die mobile „Pannoniqa App“. Maria meldet sich einmal an und wird überall erkannt.
Was passiert, wenn sich etwas ändert
Ein Portal für alle muss Menschen auch im richtigen Moment wieder vergessen. Weil das Personalsystem die Quelle bleibt, geschieht das, ohne dass jemand eine zweite Liste pflegt.
Sobald die Frontends mit Login with appsolut anmelden, prüft das Studio ein Mitglied bei jeder Anmeldung erneut. Wer Pannoniqa verlässt und aus „SAP HR“ verschwindet, besteht die nächste Prüfung nicht mehr und verliert den Zugang zu dem, was den Beschäftigten vorbehalten ist. Wer in Pension geht und von der Pensionsabteilung in „Pensionisten“ aufgenommen wird, behält Konto und Mitgliedsnummer und sieht einfach, was Pannoniqa seinen Pensionisten bietet. Ist das Personalsystem kurz nicht erreichbar, melden sich Mitglieder, die in den letzten sieben Tagen geprüft wurden, mit ihrem letzten Ergebnis weiter an. Ein Wartungsfenster sperrt also nicht die ganze Belegschaft aus.
Datenschutz von Anfang an
Für Personalabteilung und Betriebsrat ist meist die wichtigste Frage, was mit den Daten geschieht. appsolut ONE beantwortet sie mit wenigen klaren Regeln:
- Die Angaben, mit denen eine Person beweist, wer sie ist, werden verglichen und nie gespeichert. Das Studio protokolliert jede Prüfung mit Ergebnis und antwortendem Register, aber nicht die eingegebenen Angaben.
- Mitgliedsdaten aus einem externen Register, etwa das Geburtsdatum, werden live aus diesem Register gelesen, wenn eine Website oder App sie braucht, und nicht ins Studio kopiert.
- Die Anmeldeseiten tragen Logo, Farbe und rechtliche Links der Organisation. Die Beschäftigten wissen also immer, wessen Service sie nutzen.
Was sich für HR und interne Kommunikation ändert
Wenn sich alle Beschäftigten anmelden können, ist das Mitarbeiterportal kein Bürowerkzeug mehr. Vorteile, Reiseangebote und Neuigkeiten erreichen die Menschen, die bisher am schwersten zu erreichen waren, und die Personalabteilung sieht endlich, wer was nutzt, statt aus ausgeteilten Flyern zu raten. Die Kommunikation hat einen Ort, auf den sie verweisen kann, und die IT trägt keine Kosten mehr für Konten, die nur dem Speiseplan der Kantine dienen.
Wer ein Mitarbeiterportal plant, beantwortet am besten zuerst drei Fragen:
- Welche Systeme kennen bereits alle Menschen, die Sie erreichen wollen?
- Welche Gruppen sollen welche Angebote sehen?
- Welche Websites und Apps sollen sich eine Anmeldung teilen?
Die Studio-Dokumentation zeigt, wie aus diesen Antworten in appsolut ONE Register, Communities und Frontends werden.