Buchungsanfragen, Einlösungen und Mitgliedschaftsanfragen

Lizenz: Reisen (travelling) für Buchungsanfragen, Bonuswelt (benefits) für Einlösungen, Mitgliedschaft (membership) für Mitgliedschaftsanfragen.

Backend-Rollen: Alle Portal-Redakteure lesen sie; löschen kann nur die Backend-Rolle admin.

Drei Services des Portals hinterlassen einen Eintrag, und jeden liest eine eigene Stelle:

Alle drei sind schreibgeschützt: Niemand kann einen Eintrag in der Verwaltung anlegen oder ändern. Jeder hat eine Referenz, die Sie in Ihrer Antwort nennen, etwa BR-2610-4NCYY für eine Buchungsanfrage.

Buchungsanfragen

Eine Buchungsanfrage ist eine Anfrage an Ihr Buchungsbüro, keine Buchung: Nichts ist reserviert, und kein Hotel wird verständigt. Sie enthält, wer anfragt, wann die Person reisen möchte, welche Zimmertypen sie gewählt hat, wer mitreist und welche Zustimmungen sie gegeben hat. Sie hält außerdem fest, was die Person in diesem Moment gesehen hat, etwa die Preise der Reise; so lesen Sie die Anfrage, wie sie gestellt wurde, auch wenn sich die Reise inzwischen geändert hat.

In der „Konfiguration“ der Reisen, im Reiter „Einstellungen“:

• „E-Mail-Adresse des Buchungsbüros“ ist die Adresse, die das Buchungsbüro liest. Wer auf seine Bestätigung antwortet, erreicht sie.
• „E-Mail-Benachrichtigung bei Online Buchungen“ schickt dem Büro bei jeder neuen Anfrage eine E-Mail. Ohne sie liest das Büro die Liste in der Verwaltung.

Der Reiter „Buchung“ der Reise-Konfiguration enthält die Formulierungen der sechs Schritte, die Zustimmungen, die Eingangsbestätigung, die „Mindestvorlaufzeit in Tagen“ und die „Mindestdauer in Tagen“.

Einlösungen

Eine Einlösung wird in dem Moment festgehalten, in dem das Portal einem Mitglied einen Gutscheincode zeigt, ob es ihn verwendet oder nicht. Sie enthält, wer das Mitglied ist, um welchen Vorteil es ging, welchen Code es erhalten hat und welche Einlösewege angeboten wurden. Ob der Code verwendet wurde, kann das Portal nicht wissen.

In der „Konfiguration“ der Bonuswelt:

• „Einlösung aktiv“ im Reiter „Einlösung“ schaltet das Einlösen für das ganze Portal ein. Es ist aus, bis Ihre Organisation ihr Vorteilsprogramm startet; solange es aus ist, wird die Schaltfläche „Einlösen“ deaktiviert angezeigt, mit dem „Hinweis bei deaktivierter Einlösung“.
• „E-Mail-Adresse zur Einlösung“ und „E-Mail-Benachrichtigung bei Gutschein-Einlösung“ im Reiter „Einstellungen“ verständigen die Einlösestelle über jede Einlösung.

Wählt ein Mitglied den Einlöseweg „E-Mail“, erhält der Partner seine Nachricht und den Code; die Adresse des Partners steht beim Vorteil, sonst in der Konfiguration.

Mitgliedschaftsanfragen

Bucht oder löst jemand mit einer Mitgliedsnummer ein, die nicht bestätigt werden kann, kann ihm das Portal anbieten, statt eines neuen Versuchs Ihrer Mitgliederverwaltung zu schreiben. Seine Anfrage enthält seine Angaben, die Reise oder den Vorteil, um die es ging, und seine Nachricht. Eine Liste für beides, weil ein falscher Eintrag in Ihren Mitgliedsdaten so an einer Stelle auffällt.

Ob das Portal das anbietet, entscheidet „Sanfte Absage“ in der „Konfiguration“ der Reisen und der Bonuswelt, unter „Nicht bestätigte Mitgliedschaft“. Ist sie aus, liest die Person einen Satz, dass ihre Mitgliedschaft nicht bestätigt werden konnte. Ist sie ein, sieht sie ihre Angaben noch einmal, mit „Erneut versuchen“ und dem Formular, um die Mitgliederverwaltung zu benachrichtigen.

In der „Konfiguration“ der Mitgliedschaft ist „E-Mail-Adresse der Mitgliederverwaltung“ die Adresse, an die jede Anfrage gesendet wird. Füllen Sie sie aus: Keine andere Adresse springt für sie ein.

Personenbezogene Daten

Diese Einträge enthalten personenbezogene Daten. Lesen Sie sie für den Zweck, zu dem sie gesendet wurden, und löschen Sie einen nur, wenn Sie müssen, etwa auf einen Löschantrag hin: Deshalb kann nur die Backend-Rolle admin sie löschen.

Hinweis: Die Verwaltung des Portals nennt die Mitgliedsnummer noch „Mitgliedscode“, etwa in „Benötigt Mitgliedscode“ und „Bezeichnung für Mitgliedscode“.