Register
Die Listen der Personen, die Mitglied werden können: interne und externe Register, ihre Einträge, Gruppen und Prüfcodes.
Studio-Rollen: „Eigentümer“, „Administrator“ und „Community-Manager“. Die anderen Studio-Rollen sehen „Register“ nicht in der Seitenleiste.
Ein Register ist eine Liste von Personen, die Mitglied Ihrer Organisation werden können, jede durch ihre Mitgliedsnummer bestimmt. Ein Register allein macht niemanden zum Mitglied: Die Mitgliedschaftsdefinition legt fest, welche Register zählen und wie, und die Mitgliedschaftsprüfung fragt sie ab, wenn sich eine Person registriert oder anmeldet.
Interne und externe Register
Jedes Register hat eine Art. Sie wählen sie beim Anlegen des Registers, danach lässt sie sich nicht mehr ändern.
- Ein internes Register wird im Studio geführt: „Seine Einträge werden im Studio gehalten und per Upload oder von Hand gepflegt.“ Die Pannoniqa AG führt zwei: „Pensionistinnen und Pensionisten“, das die Personalabteilung quartalsweise hochlädt, und „Betriebsrat“, das von Hand gepflegt wird.
- Ein externes Register bleibt in Ihrem eigenen System: „Seine Einträge bleiben in Ihrem System, das das Studio über die appsolut Register-API live abfragt.“ Pannoniqas „SAP HR“ ist ein solches. Das Studio speichert dafür keine Einträge, nur die Anbindung, und fragt SAP HR nach einer Mitgliedsnummer, sobald eine Prüfung sie braucht.
Die Seite „Register“ listet jedes Register mit den Spalten „Name“, „Art“, „Verbindung“ (der Verbindungsstatus eines externen Registers), „Einträge“ und „Als Mitglied gezählt“.
Registereinträge
Eine Person in einem internen Register ist ein Registereintrag. Nur die „Mitgliedsnummer“ ist Pflicht, und sie muss im Register eindeutig sein. Ein Eintrag kann außerdem „Vorname“, „Nachname“, „Geburtsdatum“, „Telefon“, „Straße“, „PLZ“, „Ort“, „Status“, „Gruppen“ und „Mitglied seit“ enthalten sowie die Angabe, ob ein Prüfcode erforderlich ist.
- Mitgliedsnummer: Dieselbe Person hat in jedem Register Ihrer Organisation dieselbe Mitgliedsnummer. Daran erkennt das Studio sie registerübergreifend.
- Namen und Geburtsdatum werden beim Onboarding verglichen, soweit der Eintrag sie enthält. Telefon und Adresse sind Mitgliedsdaten: Ein Frontend darf sie dem angemeldeten Mitglied zeigen, die Mitgliedschaftsprüfung vergleicht sie aber nie.
- Status: „Aktiv“, „Inaktiv“ oder „Ausstehend“. Jedes Register legt unter „Status, die als Mitglied zählen“ fest, welche davon zählen: „Ein Eintrag mit einem anderen Status gilt als nicht in diesem Register enthalten.“ Ein neues Register zählt „Aktiv“ und „Inaktiv“.
- Deaktiviert: ein Eintrag, den Sie ausgeschaltet haben. „Ein deaktivierter Eintrag gilt als nicht im Register enthalten, unabhängig von seinem Status.“ Deaktivieren ist nicht dasselbe wie der Status „Inaktiv“: Ein inaktiver Eintrag zählt weiterhin als Mitglied, wo das Register diesen Status zählt.
Ein externes Register hat im Studio keine Einträge. Status, Namen und Geburtsdatum einer Person kommen im Moment der Prüfung aus Ihrem System.
Gruppen und Prüfcodes
- Gruppen sind Kennzeichen, die eine Person in einem Register trägt, etwa Pannoniqas Standorte „Linz“, „Graz“ und „Wels“. Communities und die Mitgliedschaftsdefinition können danach filtern.
- Prüfcodes sind persönliche Geheimnisse, die Sie einer Person auf einem zweiten Weg schicken, etwa per Brief. Die Person gibt ihren Prüfcode einmal beim Onboarding ein und weist damit nach, dass die Mitgliedsnummer ihr gehört.