Buchungsanfragen

Eine Buchungsanfrage ist die Bitte einer Person an Ihre Organisation, über ein Frontend wie ein Community Portal ein Angebot für sie und die Personen zu buchen, die mit ihr reisen. Heute hat jede Buchungsanfrage die Buchungsart „Reise“. Gebucht ist damit noch nichts: Ihre Organisation bestätigt oder lehnt die Anfrage außerhalb des Studios ab. Das Studio hält die Anfrage mit einer Referenz fest, die mit BR- beginnt und die die Person nennen kann. Die Personen, die Buchungsanfragen bearbeiten, sind Ihre Buchungsstelle.

Sie finden jede Buchungsanfrage in der Seitenleiste unter „Buchungsanfragen“, „Buchungsstelle“: die neuesten zuerst, mit ihrer Referenz, dem Eingang, der Buchungsart, dem Angebot, dem Zeitraum des Aufenthalts, den Teilnehmenden (Erwachsene und Kinder), der Person, dem Frontend, der Mitgliedschaft und dem Status. Suchen Sie nach Referenz, Name oder E-Mail, und grenzen Sie die Liste nach Buchungsart, Frontend oder Status ein. Sortieren Sie sie nach „Eingegangen“ oder nach „Zeitraum“, der Anreise.

„Mitgliedschaft“ sagt, wie die Organisationsmitgliedschaft der Person jetzt steht: „Gültig“, „Nicht gültig“ oder „Register nicht erreichbar“ nach ihrer letzten Mitgliedschaftsprüfung, „Noch nicht geprüft“ vor ihrer ersten, „Deaktiviert“ oder „Anonymisiert“, und „Keine Mitgliedschaft“ für einen Gast, zu dessen Mitgliedsnummer es (noch) keine Organisationsmitgliedschaft gibt, oder einen Gast ohne Mitgliedsnummer.

Was eine Buchungsanfrage festhält

Eine Buchungsanfrage hält fest, was die Person gesendet hat, so wie es damals war, damit die Buchungsstelle damit buchen kann:

• Das Angebot, wie die Person es gesehen hat: sein Name, seine Saison und sein Katalog, die Ergebnisse der Regeln des Angebots, wie das Frontend sie geprüft hat, etwa die Mindestaufenthaltsdauer, und was die Person ausgewählt hat, etwa einen Zimmertyp.
• Die anfragende Person: Namen und E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Telefon, Postanschrift und die Rabattstufe, die galt. Ein Mitglied, das am Frontend angemeldet ist, wird mit den Namen und der E-Mail-Adresse seines Frontend-Benutzers gesendet; seine übrigen Daten kommen so, wie das Frontend sie sendet. Ein Gast wird so gesendet, wie er sich eingetragen hat, mit seiner Mitgliedsnummer, wo das Frontend danach fragt.
• Die Reise: An- und Abreise, die Erwachsenen (die anfragende Person mitgezählt) und die Kinder, und jede mitreisende Person mit Namen und Geburtsdatum.
• Die Anmerkungen zur Reise und bei der Bestätigung, wie eingegeben, die Einwilligungen, die die Person gegeben hat, mit den Texten, die ihr gezeigt wurden, und die Sprache, in der sie die Seite gelesen hat.

Die Rabattstufe steht als Prozentsatz da, etwa 10 % oder 0 %, oder als „Nicht bekannt“, wenn das Frontend sie nicht kannte.

Status und Notiz

Jede Buchungsanfrage hat einen Status: „Offen“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“ oder „Storniert“. Eine neue Buchungsanfrage beginnt „Offen“: Die Buchungsstelle nimmt sie auf. Eine Notiz hält fest, was die Buchungsstelle über eine Anfrage weiß. Die Person sieht Status und Notiz nie. Das Studio hält fest, wer den Status oder die Notiz wann geändert hat, und bewahrt diesen Verlauf 24 Monate auf.

Die E-Mails einer Buchungsanfrage

Das Studio sendet die E-Mails zu einer Buchungsanfrage selbst, im Anmelde-Branding Ihrer Organisation, gleich nachdem die Anfrage gespeichert ist. Jeder Betreff nennt die BR--Referenz der Anfrage und das Angebot.

• Die Kopie für die anfragende Person geht immer an deren E-Mail-Adresse, in der Sprache, in der sie die Seite gelesen hat, ohne die Rabattstufe. Antwortet sie darauf, geht die Antwort an die Adresse der Buchungsstelle.
• Die Kopie für die Buchungsstelle geht an die Adresse der Buchungsstelle, wenn „Kopie jeder Buchungsanfrage“ eingeschaltet ist, mit der anfragenden Person, der Reise und der Rabattstufe. Antworten Sie darauf, um der anfragenden Person direkt zu antworten.

Eine E-Mail, die scheitert, macht die Buchungsanfrage nie rückgängig. Die Seite einer Buchungsanfrage zeigt jede Kopie als „Gesendet“, „Fehlgeschlagen“, „Nicht gesendet“ oder, in den ersten 10 Minuten, „Ausstehend“; eine Kopie, die nach 10 Minuten noch aussteht, erscheint als „Fehlgeschlagen“. Ist die Kopie für die Buchungsstelle gescheitert, steht die Anfrage trotzdem in der Liste.

Anonymisieren und Löschen

Wird eine Organisationsmitgliedschaft anonymisiert, anonymisiert das Studio im selben Schritt die Buchungsanfragen des Mitglieds: die unter der Mitgliedschaft und die Anfragen von Gästen ohne Mitgliedschaft, deren Mitgliedsnummer die der Mitgliedschaft ist. Es entfernt die Namen, die E-Mail-Adresse, das Geburtsdatum, das Telefon, die Postanschrift, die Rabattstufe, die Mitgliedsnummer, die Anmerkungen, die Notiz sowie Namen und Geburtsdaten der Mitreisenden. Die Referenz, das Angebot, wie die Person es gesehen hat, der Zeitraum, die Zahl der Erwachsenen und Kinder, die Einwilligungen, das Frontend und der Status bleiben. Liste und Seite zeigen „Anonymisiert“ statt der Person. Den Status einer anonymisierten Buchungsanfrage kann die Buchungsstelle weiter ändern, eine Notiz aber nicht hinzufügen: Eine Notiz könnte die Person wieder nennen.

Die Buchungsanfrage eines Gasts ohne Mitgliedsnummer oder mit einer Mitgliedsnummer, zu der es keine Organisationsmitgliedschaft gibt, gehört zu keiner Mitgliedschaft; das Anonymisieren einer Mitgliedschaft lässt sie daher, wie sie ist. Bis die Buchungsstelle eine einzelne Buchungsanfrage selbst anonymisieren kann (geplant), wenden Sie sich an Ihren appsolut-Support, um eine solche Buchungsanfrage anonymisieren zu lassen.

Jede Buchungsanfrage wird 7 Jahre nach ihrer letzten Statusänderung gelöscht, anonymisiert oder nicht, zusammen mit ihren E-Mail-Ergebnissen. Eine Änderung nur der Notiz ist keine Statusänderung.

Wer das darf

Studio-Rollen: „Eigentümer“ und „Administrator“ sowie Studio-Benutzer mit einem Berechtigungsset, das „Buchungsanfragen: verwalten“ enthält. Andere Studio-Benutzer sehen die Seiten der Buchungsstelle nicht. Berechtigungen zeigt, welche Berechtigung jede Seite und Aktion braucht.

In diesem Abschnitt

• Buchungsanfrage bearbeiten: sie finden, sehen, was die Person gesendet hat, ihren Status setzen, eine Notiz hinzufügen und die Mitgliederseite öffnen.
• Buchungs-Einstellungen: die Adresse der Buchungsstelle und die Kopie jeder Buchungsanfrage.